酒店是綜合性的服務(wù)企業(yè)，住和吃是酒店的兩個基本功能，所以說宴會在酒店中的地位是非常重要的，它是酒店滿足賓客基本需求不可或缺的經(jīng)營項目。宴會生意好可以帶動客房生意，客房的住客也可以促進餐廳的經(jīng)營，二者可以說是相輔相成的，對于餐飲酒店來說，承接大型宴會，不僅可以帶來很好的收益，同時，可以利用宴會的機會，為餐廳塑造良好的口碑。
那么，如何承接宴會，又該如何辦好它?
1.掌握情況：接到宴會通知單后，餐廳管理人員和服務(wù)員應(yīng)做到“八知”、“三了解”。
“八知”是知臺數(shù)，知人數(shù)，知宴會標(biāo)準(zhǔn)、知開餐時間、知菜式品種及出菜順序，知主辦單位或房號，知收費辦法、知邀請對象。
“三了解”是了解賓客風(fēng)俗習(xí)慣，了解賓客生活忌諱、了解賓客特殊需要。如果是外賓，還應(yīng)了解國籍、宗教、信仰，禁忌和口味特點。管理人員根據(jù)上述情況，按宴會廳的面積和形狀設(shè)計好餐桌排列圖，研究具體措施和注意事項，做好宴會的組織工作。大型宴會還需要請賓客提前過來試菜，餐廳設(shè)計好菜單，在宴會開始前十天通知賓客過來試菜，根據(jù)賓客的反映，調(diào)整菜單，達到顧客滿意。
2.明確分工：召開專題會議，落實細(xì)節(jié)。集中討論主要接待部門存在的困難和需要解決，協(xié)調(diào)的問題，細(xì)化工作分工，明確全員參與的人員分配，后臺設(shè)施設(shè)備保障責(zé)任等，從點到面，進行逐項落實到人。
3.宴會布置：宴會布置分場景布置和臺形布置。
一般在宴會廳周圍擺放盆景花草，或在主臺后面用花壇、畫屏，大型青枝翠樹盆景裝飾，用以增加宴會的隆重盛大，熱烈歡迎的氣氛。一般的婚宴會，則在靠近主臺的墻壁上掛上“喜”字，兩旁貼對聯(lián)：如是壽宴則掛“壽”字等。
臺型布置涉及社交禮儀等問題，要根據(jù)宴會廳的形狀，實用面積和宴會要求，按宴會臺型布置的原則，在布置中做到既要突出主臺，又要排列整齊，間隔適當(dāng)，既要方便賓客就餐，又要便于服務(wù)員席間操作。通常宴會每張桌占地面積標(biāo)準(zhǔn)為10-12m2以上。
4.現(xiàn)場培訓(xùn)：對參與服務(wù)的人員進行一次強化培訓(xùn)，強調(diào)特殊服務(wù)流程;熟記人手一份的菜單，高檔菜肴的上菜規(guī)格，辨別器皿種類，熟悉出菜口地點及跑菜員與現(xiàn)場服務(wù)員的合作特點;現(xiàn)場進行演示觀摩，場地熟悉等，奠定高品質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)。服務(wù)員對于菜單，應(yīng)做到，能準(zhǔn)確說出每道菜的名稱，能準(zhǔn)確描述每道菜的風(fēng)味特色，能準(zhǔn)確講出每道菜肴的配菜和配食作料，能準(zhǔn)確知道每道菜肴的制作方法，能準(zhǔn)確服務(wù)每道菜肴。
5.物品準(zhǔn)備：席上菜單每桌一至二份置于臺面重要宴會則人手一份。要求封面精美，字體規(guī)范可留做紀(jì)念。根據(jù)菜單的服務(wù)要求，準(zhǔn)備好各種銀器、瓷器，玻璃器皿等餐酒具，要求每一道菜準(zhǔn)備一套餐碟或小湯玩。根據(jù)菜肴的特色，準(zhǔn)備好菜式跟配的作料。根據(jù)宴會通知要求，備好鮮花，酒水、香煙，水果等物品。
6.鋪好餐臺：宴會開始前一小時，根據(jù)宴會餐別，按規(guī)格鋪好餐具和臺上用品。在副主位的桌邊，面向宴會廳的人口擺上席次卡，在每個餐位的水杯前立席卡，菜單放在正副主位餐碟的右側(cè)。同時，備好茶，飲料、香巾、上好調(diào)味器將各類開餐用具擺放在規(guī)定的位置，保持廳內(nèi)的雅潔整齊。
7.最終檢查：準(zhǔn)備工作全部就緒后，要做一次全面的檢查。從臺面服務(wù)，傳菜人員等分派是否規(guī)話合理，到餐具，飲料酒水，水果是否備齊;從擺臺是否符合規(guī)格，到各種用具及調(diào)料是否備齊并略有盈余，從宴會廳的清潔衛(wèi)生是否搞好，到餐酒具的消毒是否符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，從服務(wù)員的個人衛(wèi)生，儀表裝束是否整潔，到照明、空調(diào)、音響等系統(tǒng)能否正常工作，都要一一進行仔細(xì)地檢查。
8.熱情迎賓根據(jù)宴會的入場時間，宴會主管人員和引座員提前在宴會廳門口迎候賓客，值臺員在各自負(fù)責(zé)的餐桌旁準(zhǔn)備為賓客服務(wù)。賓客達到時，要熱情迎接，微笑問好。待賓客脫去衣帽后，將賓客引入休息間就座稍息。回答賓客問題和引領(lǐng)賓客時注意用好敬語，做到態(tài)度和藹，語言親切。
9.接掛衣帽：如宴會規(guī)模較小，可不設(shè)專門的衣帽間，只在宴會廳房門前放衣帽架，安排服務(wù)員照顧賓客寬衣并接掛衣帽。如宴會規(guī)模較大，則需設(shè)衣帽間存放衣帽，貴重物品請賓客自己保管。
10.端茶遞巾：賓客進入休息廳后，服務(wù)員招呼入座并根據(jù)接待要求，遞上香巾熱茶或酒水飲料。賓客抽煙，應(yīng)主動為其點火。遞巾送茶服務(wù)均按先賓后主，先女后男的次序進行。
11.入席服務(wù)：賓客來到席前，要面帶笑容，引領(lǐng)入座。待賓客坐定后，即把臺號，席位卡，花瓶或花插帶走。菜單放在主人面前，然后為賓客取餐巾，將餐巾攤開后為賓客圍上，脫去筷子套，斟倒酒水。
12.斟酒服務(wù)：為賓客斟倒酒水時，值臺員要先征求賓客意見，根據(jù)賓客的要求斟倒各自喜歡的酒水飲料。
13.上菜服務(wù)：多臺宴會的上菜要看主臺或聽指揮，做到行動統(tǒng)一，以免造成早上或遲上，多上或少上現(xiàn)象。一些現(xiàn)代化的大型飯店，現(xiàn)在提倡宴會“旁桌分菜”，即在席上示菜后，到席旁工作臺上分菜，待分好后再給客人送上餐位。
特別提示：凡酒店承接大型宴席，每道菜品在上桌之前，廚房一定要留下不少于200克的樣品，置于冰柜中妥善保存48小時以上。這是衛(wèi)生部門的強制要求，酒店切不可忽視，一旦賓客就餐后出現(xiàn)不良反應(yīng)，能夠有據(jù)可查。
14.撤換餐具：在宴會進行的過程中，需要多次撤換餐具或小湯碗。重要宴會要求每道菜換一次餐碟，一般宴會的換碟次數(shù)不得少于三次。撤換時要邊撤邊換，撤與換交替進行。按先主后賓、后其他賓客的順序先撤后換，站在賓客右側(cè)操作。
15.席間服務(wù)：
宴會進行中，要勤巡視勤斟酒，勤換煙灰缸。細(xì)心觀察賓客的表情及示意動作，主動服務(wù)。服務(wù)時，態(tài)度要和諧，語言要親切，動作要快。
16.結(jié)賬準(zhǔn)備：上菜完畢后即可做結(jié)賬準(zhǔn)備，清點所有酒水香煙、作料，加菜等宴會菜單以外的費用并累積總數(shù)，送收款準(zhǔn)備賬單。結(jié)賬時，現(xiàn)金現(xiàn)收。若是簽單、簽卡或轉(zhuǎn)賬結(jié)算，應(yīng)將賬單交賓客或宴會經(jīng)辦人簽字后送收款處核實，及時送財務(wù)部入賬結(jié)算。
17.拉椅送客：主人宣布宴會結(jié)束，值臺員要提醒賓客帶齊攜來的物品。當(dāng)賓客起身離座時，要主動為其拉開坐椅，以方便離席行走，并視具體情況目送或隨送賓客至餐廳門口。如宴會后安排休息，要根據(jù)接待要求進行餐后服務(wù)。
18.取遞衣帽：賓客出餐廳時，衣帽間的服務(wù)員要檢查根據(jù)取衣牌號碼，及時準(zhǔn)確地將衣帽取遞給賓客。
19.收臺檢查：在賓客離席的同時，值臺員要檢查臺面上是否有未熄滅的煙頭，是否有賓客遺留的物品。在賓客全部離去后立即清理臺面，清理臺面時，按先餐巾、香巾和銀器，然后酒水杯瓷器，刀叉筷子的順序分類收拾。凡貴重餐具要當(dāng)場清點。
20.清理現(xiàn)場：各類開餐用具要按規(guī)定位置復(fù)位，重新擺放整齊。開餐現(xiàn)場重新布置恢復(fù)原樣以備下次使用。收尾工作做完后，領(lǐng)班要做檢查，待全部項目合格后方可離開或下班。
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