越來越多的企業和協會選擇在海外辦會，這和全球的商務活動頻密有關。由此帶來了很多問題，如何成功舉辦國際會議成為旨在增強當地市場影響力的主辦方和會議策劃人關注的焦點
海外會議的最大特點是促進不同海外參會者的交流，因此語言、文化、交通和簽證等問題都是重中之重。使用當地語言，用當地菜肴和生活習慣提升參會者的本土化體驗感，簡化簽證流程，這些都是國際會議策劃人的必修課。
海外會議增至三成
隨著全球商務活動變得越來越頻繁，今天的會議策劃人也正在轉變角色，從原來單純的辦會者逐漸變成增進交流的國際使者。根據一項國際會議發展趨勢的調查，相當一部分會議策劃人表示，他們所在的企業將舉辦更多的國際會議。相比于2013年的18%和去年的22%，2015年這一比率已經快速攀升到公司全部會議數量的31%。
由于這一變化，多數的企業和協會都不得不面對國際會議的策劃要點——成本和復雜性。27%的會議策劃人在調查中表示，他們在美國以外舉辦的國際會議的預算正在增加。而只有近半數的策劃人表示他們的預算正在下降。
除去成本和商旅時間這兩個因素，被會議策劃人認為在海外辦會另有五大挑戰備受關注，其中溝通和語言障礙占44%，安全考慮占36%，本地習俗占27%，航空線路占24%，簽證要求占18%。而這些問題不僅困擾著美國的會議策劃人和參會者，同樣放之四海而皆準。
商務活動的頻密使得世界變得更小，專注于公司會議、國際大會、商業活動等領域的策劃人不再將業務局限在單一的一個城市或一個區域，而是放眼全球。這種趨勢愈演愈烈，同時，不同類型和目標的參會者也為會議策劃人提出越來越多的個性化要求。從語言難關到文化差異，從簽證事務到航空物流，這些挑戰都需要他們去克服。
IMEX德國范兒
一個不爭的事實是，英語已經成為今天最為全球化的語言，盡管如此，我們仍不能理所當然地認為這就是會議交流的萬能靈藥。總部位于美國達拉斯的會議公司FreemanXP的高級副總裁Kim Myhre說：“如果我們在會議推廣階段將大會語言定為英語，參會者就會預先設想到大多數內容他們能不能聽懂。也有些情況下用當地語言更好，特別是在一些特定的內容上使用當地語言。當然，解決語言問題最傳統的方式就是提供翻譯服務。”
每年的德國法蘭克福IMEX會獎展都能吸引近4000名專業買家，他們來自80個國家，語言就成了大問題。IMEX首席執行官Carina Bauer說：“一般的商務活動通常會使用英語，所以我們也用英語，但我們會比較謹慎，不會使用過于口語化或通俗化的英語，例如那些只有英國人或美國人自己才懂的話。我們也會盡量避免文化差異可能造成的誤會，例如板球和棒球的細節區分。”
同樣的，IMEX有很多德國元素，700余位買家再加上2000~2500名本地觀眾，所以很多德語教育項目就是為他們專門設置的。“這是非常德國范兒的內容。”她正對一個參加稅收課程的德國協會會議的財務總監說。
文化差異是會議策劃人傾向于使用本地語言和提供翻譯服務的另一個主要原因。舊金山帕羅阿爾托市的國際商務會議公司VMware是一家每年服務超過1000個國際會議的云計算IT公司，該公司高級總監Edward Perotti說：“我們發現，很多國際會議的參會者更希望參加英語課程，亞太地區的參會者除外。對于那些在中國、日本和韓國舉辦的會議，我們需要安排翻譯服務，或是使用當地的語言。這是出于對當地參會者的尊重。”
決定還要回歸于戰略本身。美國運通全球營銷總監Stephanie Harris說：“你的會議需要達到什么樣的目標呢？如果語言障礙影響了會議，你必須確保有翻譯能保證核心內容的傳播是順暢的，讓這個會場里說不同語言的各國參會者都能明確收到你的信息。”另一個影響英語使用適當與否的原因是專業技術復雜性，特別在討論醫藥領域或法律領域時。
并不是說每一個專業技術領域都需要翻譯。總部位于拉斯維加斯的卡林漢森活動公司為開源車載信息娛樂組織GENIVI聯盟組織會議，其創始人karin Hanson說：“我們并不經常使用翻譯或是設置本地語言的課程。英語是主流語言，所有的工程師、軟件開發者和芯片制造商都知道如何使用這個常用的語言。他們在電腦上編寫代碼就是這么干的，這是他們專屬的‘語言’。”
希臘早晨不開會
文化差異包含的內容十分廣泛，從語言障礙到餐飲喜好，甚至是會議召開的時間都可能因為文化習慣的不同受到影響。當你組織一場海外會議時，每個文化差異方面的細節都要考慮進去，關鍵是不要觸犯忌諱并且利用文化差異來提升體驗感。
“世界上有很多不同的文化，人們從事商務活動也采取不同的方式。”Myhre說：“在希臘，你不能在早晨開會，因為人們都沒起床呢。在中國，你最好別設置無桌的自助餐，因為人們都習慣坐下來吃飯。”
他指出，會議策劃人通常優先考慮本地利益相關者，讓他們覺得自己是會議策劃的重點部分，而不只是被通知者。“這非常重要，特別對于那些經常在海外辦會的美國企業。他們不得不認識到，不是所有好方案都是來自于美國的方案。會議舉辦地國家有自己的文化氛圍，他們有自己舉辦商務活動的方式。會議策劃人要適應這樣的方式，并且良好地將其融入方案。這不是被動討好，而是主動打進當地市場的態度。”
需要注意的是，本地文化可以加強品牌在參會者心中的影響力。Harris說：“我們要做的是，在策劃會議時需要給參會者留下地域標簽的印象，要讓他們覺得屬于這里。這能讓你的會議與眾不同，給參會者留下更深的印象。”這并不意味著你必須把晚宴搬到埃菲爾鐵塔上，她強調，只需要將本地飲食加入菜譜或是在旅行開始前的交流中教參會者幾道地道的本地菜。這樣他們就有變成本地人的感覺。這些都是小細節，但都有讓會議脫胎換骨的大功效。
“我們辦國際會議時非常注意保證每名參會者的體驗感是一致的。”Perotti說，“如果我們做一個在美洲、亞太地區或是EMEA地區（歐洲、中東及非洲）的項目，首要目標是解決如何確保每個參會者獲得相同體驗的問題。享用本地料理是一個方法，在法國開會卻不吃法式大餐簡直愚不可及。”
另一個好點子是鼓勵來自不同文化環境和語言的參會者彼此交流，否則他們就會按習慣自動聚集。
“當我們設置IMEX的晚宴時，我們發現這是一個多國部隊，我們非常努力地想要分配合理桌簽，讓不同文化背景的觀眾坐在一起。因為我們認為這樣更能促進不同國家的參會者彼此交流。”Bauer說，“我們盡力調配，所以你看不到一個全是亞洲人的桌子或者全是美國人的桌子。你得給人們創造認識新朋友的機會。”
土耳其的電子簽證
無論是在哪里開會，簽證問題都是每個參會者必須要面對的事。有一種看法認為辦簽證是參會者自己的事，會議策劃人無需過問。
“當我第一次接觸GENIVI會議的會員時，我們總是宣傳說‘如果你需要簽證函，請聯系我’。他們都提前知道自己需不需要辦簽證，這取決于他們。”Hanson說。
Hanson努力地想讓參會流程更簡單快捷，為每位GENIVI會員提交簽證信息，并針對那些辦簽證時間比較長的目的地，盡早為參會者公布會議日程和開放注冊登記。
“會議策劃人需要確保信息實時更新。”Harris說，“你的參會者可能來自簽證要求不斷變化的國家，而這些要求是隨著兩國關系的發展而變化的。”
當地的目的地管理機構（DMO）是很好的問詢地點，那里能幫助會議策劃人和參會者了解當地的簽證政策，而在某些情況下也與當地出入境官員有關。
當然，會議行業中被抱怨最多的辦簽證難的國家就是美國了，但美國也不是惟一一個辦簽證費勁的國家。Perotti說：“我們有一個會議計劃明年4月份在某個亞洲城市舉辦，離開時是六月。我辦簽證要填4大頁紙，費用400多美元。確實貴了點，而且用了太長時間。但是我們去伊斯坦布爾辦會，一切流程都在網上就可以完成，支付也在網上完成，到時候把電子簽證發到我的郵箱里，打印出來就完事了。”
過去兩年間，會議策劃人都知道，航空商旅越來越頻密，航線密度大的城市就那么幾個，機票價格就水漲船高。但如果我們要舉辦的是國際會議，參會者來自世界各地，不同時區，不同航線，情況就更加混亂。
“無論是新興市場還是傳統會議城市，這些目的地都必須關注幾個要點。”Harris說，“首先是航空運力，我是說來回往復的空運能力。確保你已經做過了跨國企業的商旅分析，這個城市方便參會者飛過去開會，也方便貨運。”
更困難的是服務跨國企業。Myhre說：“跨國企業的會議通常選擇航空樞紐城市，那里有大量班次的飛機可供選擇。”
為不同國家的參會者確立會議日程也十分重要。Harris說：“抵達目的地的參會者也許來自亞太地區，那是他們當地時間的凌晨兩點。也許他們一落地就想馬上去開會。這些都是挑戰。”
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