活動的場地很重要，有時候活動的場地會影響到活動的效果，所以一定要了解在你的活動前該地點安排了什么別的活動。開始布置和裝飾會場的時間在合同上必須明確規定，而且要落實到書面上。比如，有一個絕妙的活動場所，它經常被用于舉辦特別活動，也常有婚禮在那里舉行。你應該知道，你的活動舉辦之前該場所有沒有別的什么安排，以確保有足夠的過渡時間。例如，你很可能發現就在你的活動開始布置工作之前還有一場婚禮排演活動。眾所周知，婚禮排演常常是不按時開始，也不按時結束的，這必然會造成時間上的拖延。你要提前注意到這種情況，并讓婚禮主辦方按時開始，這樣就 避免了產生誤解。他們必須提前知道遵守時間安排的重要性，知道你開始人場的確切時間，以免因時間關系而虎頭蛇尾。
找合適的活動場地并盡力使活動完美無缺，花費時間和精力是值得的。如果你策劃的是在戶外舉行的活動，你應該了解日落的時間，以便合理安排雞尾酒會的時間。觀看夕陽西下的壯觀景象不需要額外的支出。南京演出策劃公司建議還要了解一下當地的天氣狀況，是不是正值雨季，而你卻計劃在戶外舉辦活動？
舉辦露天活動時，必須為可能出現的天氣變化作相應的準備，尤其是在偏涼的氣候條件下。舉辦露天晚會還有一個必須注意的事情就是取暖設施。有幾次戶外慶典活動安排在懸崖邊上，遠望南加利弗尼亞浩瀚的大海，獨立式的取暖器使客人們感覺很舒適。背景也很迷人，想象一下，客人聽著古典吉他樂曲銀色的月光在柔和的浪花上跳舞。這種奇妙的景致是無法在室內會議廳里復制出來的。但是，這樣的景致盡管很美妙，卻不適合舉辦包含拍賣會的籌款活動，也不適合要求有良好視聽效果的舞臺演出或演講活動。重要的是會場要適合你的活動和你的客人們。
如果你策劃的是在國外舉辦的活動，南京演出策劃公司提醒要注意下列重要事項：
一、機場過夜膳宿是否要納人你的預算中？
二、是否有直飛目的地的航班？
三、如果你的客人需更換航班，他們是否要在途經城市的機場長時間等候
為到達目的地總共使用的時間與在目的地逗留的時間是否相宜？例如| 打算在夏威夷或“東方會展中心”舉行會議的北美各公司就應考慮七天的逗留 時間，而非三天，除非所有的客人都來自于西海岸。因為旅行本身就需要整整兩天時間，另外還要加上倒時差的時間。
從機場到飯店需要多長時間？ 飯店和目的地能滿足你所有的需要嗎？ 你還需要做些什么調整，以便適應時間變化和倒時差的需要？例如，客人剛到達時可能想在自己的房間里享用點小吃，還想有時間安頓下來適應時間上的變化。歡迎活動最好是在第二天晚上舉行，而不是客人剛到就舉行。
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