每個企業(yè)幾乎都會舉辦這樣那樣的參展項(xiàng)目，因?yàn)閰⒄惯_(dá)到成單的效果最直接，最有效果。那么參展之前的一段時間我們要如何劃分時間，如何有條不紊的對這段時間進(jìn)行安排，是一項(xiàng)很重要又細(xì)致的工作，要做到統(tǒng)籌工作，顧全大局。我們先從最早到即將開始進(jìn)行總結(jié)。
（一）12 個月前：
1、從展覽的規(guī)模、時間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場等各方面，綜合專家意見，確定全年展覽計(jì)劃；
2、與展覽主辦單位或代理公司聯(lián)系，取得初步資料；
3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；
4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃。
（二）9個月前：
1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)；
2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；
3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；
4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；
5、制作展覽宣傳冊。
（三）6 個月前：
1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動；
2、確定旅行計(jì)劃；
3、預(yù)付展覽場地及其他服務(wù)所需款項(xiàng)；
4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準(zhǔn)備必要的翻譯；
5、安排展覽期間翻譯員；
6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購促銷廣告。
（四）3 個月前：
1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；
2、最后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標(biāo)簽；
3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定；
4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序；
5、訓(xùn)練參展員工；
6、排定展覽期間的約談；
7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；
8、出國展則需購買外匯。
（五）四天前：
1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；
2、搭乘飛機(jī)至目的地。
（六）三天前：
1、抵達(dá)，飯店登記；
2、視查展覽廳及場地；
3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品是否安全抵達(dá)；
4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)觯?
5、聯(lián)絡(luò)所有現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒；
6、與展覽組織代表聯(lián)絡(luò)，告知通訊方法；
7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩汀?
（七）兩天前：
1、確定所有物品運(yùn)送完成；
2、查看租用的設(shè)備及所有用品，了解其功能；
3、布置展位；
4、將所有活動節(jié)目做最后的決定。
（八）一天前：
1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查；
2、將促銷用品送達(dá)直接分配中心；
3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后溝通。
（九）展覽期間：
1、盡早到會場；
2、展覽第一天即將新聞稿送到會場的新聞中心；
3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場地；
4、詳細(xì)記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場允諾，應(yīng)及時報(bào)告總部作出合理答復(fù)。一旦應(yīng)諾，必須按質(zhì)按期完成；
6、將每日情況做成簡報(bào)通知員工；
7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便及時處理及回應(yīng)。
學(xué)會統(tǒng)籌時間，有效率的對時間進(jìn)行安排，可以達(dá)到事半功倍的效果。還有什么不明白的地方，可以進(jìn)一步的撥打三牛文化全國統(tǒng)一熱線：400-700-5261
